TIETOSUOJASELOSTE | TAVARANTARKASTAJAYHDISTYS HTT RY.

Tämä on Yhdistyksen henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 25.3.2018. Viimeisin muutos 18.12.2018.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Tavarantarkastajayhdistys HTT ry.
Yhteyshenkilö: Jaana Segerberg
Osoite: Majatalontie 8, 37200 Siuro
Puhelin: +358 (0) 45 679 3606
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

2.Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien henkilötietoja ja heidän statusta yhdistyksessä.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä käyttö tiedottamisessa ja markkinoinnissa ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu HTT-yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään HTT-yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • rekisteröidyn etu- ja sukunimi
  • rekisteröidyn osoite
  • rekisteröidyn sähköpostiosoite
  • rekisteröidyn puhelinnumero
  • rekisteröidyn jäsenyystieto ja tehtävätieto yhdistyksen hallinnassa olevalla www-sivustolla.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu HTT-yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Salasanojen on oltava vahvoja, jotka koostuvat vähintään kahdeksasta merkistä (kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä). Salasanassa on oltava vähintään yksi iso kirjain ja yksi merkki. Esimerkiksi. AgA2314#

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. HTT-yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa HTT-yhdistyksen yhteistyökumppaneille HTT-yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

8.Henkilötietojen jakaminen
Henkilötietoja jaetaan ja vaihdetaan Kauppakamarin kanssa, muutoin henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen katselu tietojärjestelmän kautta on sallittu vain HTT-yhdistyksen niille jäsenille tai muille henkilöille, joilla on siihen oikeuttavat käyttäjätunnukset ja salasanat.

9.Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on HTT-yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä HTT-yhdistyksen oikeutetun edun perusteella tai mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi antaa HTT-yhdistykselle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat HTT-yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  • vaatia henkilötietojensa poistamista
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on HTT-yhdistyksen oikeutettu etu
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. HTT-yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse, henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhteyshenkilön muuttuessa.